Directiesecretaresse, een blijvertje?

Een (ont)zorgend beroep

Eén van de meest geschikte beroepen voor een vrouw. Zo noemde men in de jaren 60 van de vorige eeuw de functie van (directie)secretaresse. Men ging ervan uit dat een vrouw het liefst verzorgend bezig was, een eigenschap die haar bij dit vak goed van pas kwam. Ook nu noemt men het ontzorgen van de baas (m of v) een belangrijke taak van de directiesecretaresse. Zo bezien is er in al die jaren niets veranderd. Of toch?

 Directiesecretaresse van toenDirectiesecretaresse toen

In de jaren 70 van de vorige eeuw werkte ik als directiesecretaresse. Elke dag opende ik de post voor alle afdelingen, deed die in mapjes en bracht hem rond. Verder werkte ik op een mechanische schrijfmachine stapels slordig geschreven concepten van brieven en verslagen uit, bediende ik de telex en archiveerde ik de geproduceerde stukken. Ook zorgde ik voor koffie, veel koffie! Het werk was niet erg uitdagend en typen op een ouderwetse schrijfmachine kostte veel tijd. Werk dat teveel fouten bevatte moest namelijk over. Voor het vermenigvuldigen van de notulen van vergaderingen maakte ik gebruik van een vloeistofduplicator. Met behulp van een viltje met chemische vloeistof werden daarmee blauwe afdrukken gemaakt die roken naar sterke drank. Als je teveel vloeistof ineens gebruikte konden er maar een paar afdrukken worden gemaakt en moesten de notulen nogmaals worden uitgetypt op een nieuw stencil. Dit alles kostte zoveel tijd en energie dat ik aan daadwerkelijk ontzorgen van mijn baas vrijwel nooit toekwam.

Directiesecretaresse van nuDirectiesecretaresse nu

Er is sindsdien veel veranderd. De directiesecretaresse heeft door het werken met bijvoorbeeld pc en moderne kopieerapparatuur tijd gekregen om interessantere werkzaamheden te doen waarmee ze haar baas wel ontzorgt. Uit het onderzoek “We houden niet van stilstaan” van Ecabo (2012) blijkt dat een directiesecretaresse er naast haar standaardtaken als correspondentie en post verzorgen veel organisatorische en facilitaire taken bij heeft gekregen, zoals het regelen en voorbereiden van vergaderingen of complete evenementen. Verder beheert ze de agenda en attendeert ze haar chef op zaken die haast hebben. Wel ziet bijna de helft van de ondervraagde personen dat steeds minder vraag bestaat naar traditionele secretaressetaken. Een kleine groep zwartkijkers gaat er zelfs van uit dat het vak op termijn zal verdwijnen. Zij wijzen erop dat managers de secretaressetaken zelf op smartphone of laptop kunnen uitvoeren. Bovendien werkt een manager vaak tijd- en plaatsongebonden. Hij heeft daarbij weinig aan een directiesecretaresse die alleen op kantooruren werkt.

En in de toekomst?

Ook in de toekomst zal er echter behoefte bestaan aan medewerkers die hun baas ondersteunen en beheerstaken vervullen. In de publicatie “De essentie van de nieuwe assistant” van Adecco (2012) valt te lezen dat bazen nog steeds graag een honkvaste directiesecretaresse naast zich hebben die gemakkelijker te benaderen is dan haar chef en zelfstandig taken uitvoert, waarmee ze haar baas ontzorgt. Die heeft dan de handen vrij om te doen waar hij of zij goed in is: nieuwe zaken initiëren en aansturen. Zo’n ondersteunende medewerker heeft wel nieuwe competenties nodig. Naast communicatieve en organisatorische vaardigheden is zelfstandigheid en veranderingsgezindheid vereist. Men moet zich technologische vernieuwingen snel eigen kunnen maken en zich persoonlijk en vakinhoudelijk willen ontwikkelen.

Directiesecretaresse: een spin in het web

Er is in de loop van de tijd veel veranderd aan het vak van directiesecretaresse. Moderne technieken zorgden voor tijdwinst bij de standaardtaken. Daardoor kon de directiesecretaresse de functie van “spin-in-het-web” gaan vervullen, een functie waaraan ook in de toekomst behoefte blijft.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *